在合同履行阶段，企业如何建立完善的合同跟踪监控机制，保障合同顺利履行，降低合同纠纷风险？

1. 合同履行的原则与要求

《中华人民共和国民法典》第五百零九条：当事人应当按照约定全面履行自己的义务。当事人应当遵循诚信原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。  

2. 履约抗辩权

《中华人民共和国民法典》第五百二十五条、五百二十六条、五百二十七条：互负债务的合同，可行使同时履行抗辩权、先履行抗辩权、不安抗辩权。  

3. 证据留存规则

《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条：电子数据、书面凭证等均属法定证据形式，需符合真实性、合法性、关联性要求。  

4. 电子证据效力

《中华人民共和国电子签名法》第五条：可靠的电子签名与手写签名具有同等法律效力。

（一）合同履行台账标准化  

1. 节点清单管理  

将合同分解为【付款】【交付】【验收】【维保】四大模块，每个模块设置3—5个关键节点（如“预付款到账后7日内启动生产”）；  

使用项目管理软件实时更新进度，自动触发预警（距节点3日前提醒）。  

2. 双轨存档制度  

纸质文件：建立带编码的履约档案盒，按“一合同一档案”分类存放；  

电子证据：通过区块链存证平台（如公证通）固化邮件、系统操作日志等数据。  

（二）动态监控机制  

1. 三级巡检制度  

业务部门每周自查：填写《履约自检表》并上传佐证材料；  

法务部月度核查：重点审查付款凭证、验收单据的合规性；  

审计部季度抽检：对标的额500万元以上合同进行穿透式审计。  

2. 异常响应流程  

一般偏差（延误≤15日）：发送《履约问询函》要求3日内说明原因；  

重大风险（核心条款未履行）：启动应急预案（如暂停付款、行使合同解除权）。  

（三）风险预警与处置  

1. 红黄蓝预警系统

蓝色预警（潜在风险）：履约进度滞后10%，发送书面提示；  

黄色预警（中度风险）：滞后30%或收到两次催告未整改，启动担保措施（如冻结履约保函）；  

红色预警（重大风险）：滞后50%或可能造成损失超100万元，立即组建危机处理小组。  

2. 证据链闭环管理  

沟通过程全记录：重要电话会谈需形成《会议纪要》并经双方签字，线上沟通使用企业微信等可溯平台；  

第三方见证机制：对关键履约节点（如设备调试）邀请公证处现场见证。

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主办单位：市委依法治市办、市司法局

协办单位：广东广和（遂宁）律师事务所

合同档案应如何规范管理，以确保在需要时能够快速、准确地提供相关文件？